还记得过去以精美打字写成的正式商业书信吗？ 还有总是以亲切的聊天方式开场的业务电话？
毫无疑问，电子邮件已经彻底地改变我们沟通的方式，不过以业务的立场来看却未必是好事。
的确，电子邮件传递的速度是其它书写沟通方式所不及的。 这也确实是和客户与同事保持联络的经济方式。 但由于它的快速和廉价，所以可能不大受到重视。 忽略邮件可能会让您错失生意机会或使得客户不满，甚至导致更严重的情况。
重要的不只是信的内容
下面是几个同类型行业间每天都会看到的一般电子邮件范例：
一位潜在客户 在您的网站上看见有兴趣的产品，因此寄来电子邮件，以取得进一步的信息。 由于想要快点响应，您匆促地做出回复，然后立刻按下 [传送] 按钮。 但您是不是应该多花点时间，给客户带来更好的印象呢？ 例如：
您是否称呼客户的名字，并加上适当的问候语？
在寄出信件之前，您是否先读过一遍以避免错误？
您是否做了拼字检查？
您邮件中的语气是否友善且有帮助？
您是否鼓励客户进一步和您联络？
您寄给业务联络人更新的价目表。 您很确定对方会想要这项信息，所以就将一大堆数据拼凑起来寄给对方，以省时省力。 但您是否想过，运用更亲切的沟通方式，可能会带来更好的结果？ 此外：
您是否在信中提及您会致电对方以答复任何问题？这是一个和对方建立私人关系的好机会。
您是将价目表当作电子邮件的附件，还是放在本文里？
您是以纯文字格式还是 html 格式寄出？
您是否使用一目了然的主旨行？
在按下 [传送] 按钮前有没有做过拼字检查？
糟糕的是，电子邮件沟通容易犯的错误往往不是实际内容不足，而是缺少风格。 您寄出的讯息可能对收件者而言非常有用，但错误百出的信件很难显露出其中数据的价值。 例如，一项针对欧洲上班族的调查显示，拼字马马虎虎的寄件人会给人负面的印象。
应该避免的电子邮件错误
寄送电子邮件时的礼貌，和与客户电话交谈或亲自拜访客户时的礼节一样重要。 电子邮件需要的礼节可能不同，但目的却是一样的。
不同的是，对方在读信时您并不会在场，所以您无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。 按下 [传送] 按钮寄出信件后，就无法再改变您做出的意见了。 因此，务必一次就正确表达，否则可能会导致客户疏离而失去生意。 下面是一些基本的电子邮件守则：
在与不认识或不熟悉的人沟通时，请使用较正式的语气，包括恰当的称呼语，并多使用对方的名字称呼。 Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager 可以集中管理您所有客户的账户资料，方便随时使用，帮助整理联络人姓名和相关信息
使用简单明确的主旨行，精确地表达您邮件中的重点
简洁地表达出想要表达的内容
使用方便阅读的字型 (某些研究显示大小为 10 的 Verdana 或 Arial 字型都是最适于在线阅读的字型)。 在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格
为减少散播病毒的风险，最好寄送纯文字格式的电子邮件，且不要在未获得对方同意之前就夹带附件。 也别忘了更新防毒软件。 Microsoft Office 和 Outlook 2003 具有几种功能，可以帮助降低中毒的风险，以及避免受到带有病毒的电子邮件影响
使用电子邮件签名或电子名片提供完整的联络信息，包括电话号码和公司名称
将信件寄出之前，务必使用拼字检查，并详读信件以检查是否有文法错误或其它问题
信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会
当您收到真正寄件者 (相对于垃圾邮件寄件者) 的来信，即使无法立刻做出完整回复，也请在 24 小时内告知对方已经收到信件。 您可以使用 Microsoft Outlook 2003 中的 [快速标志] 功能，依照优先级或时间敏感度标示邮件讯息
如果您预计将会超过 24 小时无法使用电子邮件，请使用 [邮件录音机] 自动应答功能
在大多数情况下，电子邮件礼仪都只是基本的常识运用。 您很清楚在面对面举行会议或电话交谈时，要如何和客户应对。 只要多花一点心思，加上一些有用的电子邮件工具 (例如 Outlook 2003 中的功能)，您就可以制作出表达善意和问候的电子邮件讯息，这样一来您在业务上也能大有收获。
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